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Datenschutzpolitik von Vehco

Verarbeitung personenbezogener Daten

Vehco und unsere Tochterunternehmen arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung des Schutzes der von uns im Rahmen unserer Geschäftsabläufe  verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wir nehmen die persönliche Integrität der Besucher unser Websites und Benutzer unserer Systeme ausgesprochen ernst. Dabei verfolgen wir das Ziel, die Wertschätzung Ihrer Privatsphäre und die korrekte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Wir übernehmen die Verantwortung dafür, dass die von Vehco verarbeiteten personenbezogenen Daten ausschließlich für die beabsichtigten Zwecke verwendet und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Außerdem stehen wir dafür ein, dass die personenbezogenen Daten den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679, siehe https://gdpr-info.eu/) sowie den für den Vehco Konzern geltenden Richtlinien entsprechen.

Verarbeiter personenbezogener Daten

Vehco besteht aus einer Gruppe von Unternehmen, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679) allesamt für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich sind. Diese Gruppe setzt sich aus den folgenden Unternehmen zusammen:

  • Vehco AB (Schweden, Finnland, Italien)
  • Vehco Norway (Niederlassung der Vehco AB)
  • Vehco  A/S (Dänemark)
  • Vehco SAS (Frankreich)
  • Vehco GmbH (Deutschland)

 Was sind personenbezogene Daten und was ist mit Datenverarbeitung gemeint?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die direkt oder indirekt mit einer lebenden Person in Verbindung gebracht werden können. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Namen (wenn sie einzigartig sind), Sozialversicherungsnummern, Postanschriften und E-Mail-Adressen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst den gesamten Umgang damit, also ihre Erfassung, Verarbeitung, Registrierung, Kopplung, Verbreitung und Aufbewahrung bzw. Speicherung.

 Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und wann werden sie verarbeitet?

Vehco verarbeitet personenbezogene Daten, wenn:

  • wir Aufträge für unsere Produkte erhalten
  • wir den Kunden unsere Produkte liefern und in Rechnung stellen
  • wir per E-Mail (Sie können sich jederzeit direkt in der E-Mail abmelden), Direktmarketing, Newsletter und über Soziale Medien Werbung für Vehco und unsere Produkte betreiben
  • wir Personen nach Präferenzen, Titeln, Firmenarten etc. analysieren und gruppieren. Dies bedeutet, dass ein sogenanntes Profiling vorgenommen wird, um Ihnen sachdienliche und auf Sie zugeschnittene Informationen, Empfehlungen, Werbeanzeigen und Angebote zukommen lassen zu können. Die Profilinformationen können in Zusammenhang mit Werbungen über Newsletter und Soziale Medien verwendet werden
  • wenn Kunden / Interessenvertreter sich für unseren Abonnentendienst für Mailings eintragen
  • wenn wir anlässlich von Messen, Konferenzen oder dementsprechenden Events mit potentiellen Kunden zusammentreffen
  • sich jemand um eine freie Stelle bei uns bewirbt und oder sein Interesse an einem Beschäftigungsverhältnis mit uns kundtut
  • jemand sich allgemein mit uns in Verbindung setzt. 
     

An dieser Stelle wollen wir einmal beispielhaft erläutern, wie in Zusammenhang mit der Auftragserledigung mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.

 

Vehco Privacy Policy

1. Auftragseingang     2. Produkt auf Lager?    3. Produktion          4. Transport           5. Fakturierung

Wir verwenden personenbezogene Daten in den unterschiedlichen Phasen wie folgt:

  1. In dieser Phase erhalten wir einen Auftrag unter Angabe personenbezogener Informationen wie E-Mail-Anschrift, Name der Bezugsperson etc. Außerdem wird zur internen Bezugnahme eine Kundennummer angelegt (soweit sie nicht bereits vorliegt).
  2. Wir prüfen, ob das bestellte Produkt auf Lager ist. Bei dieser Anfrage wird die Kundennummer als Bezugspunkt einbezogen.
  3. Ist das Produkt nicht auf Lager, nehmen wir die Produktion auf. Während der Produktion wird die Kundennummer als Bezugspunkt verwendet.
  4. Zwecks Transport der Ware an den Kunden kommen abgesehen von der Anschrift personenbezogene Informationen wie die Bezugsperson des Kunden zur Anwendung.
  5. Um dem Kunden die bestellte Ware in Rechnung stellen zu können, werden der Name der Bezugsperson, die Kundennummer und die Auftragsnummer verwendet. Im Falle eines Rechnungsversands per E-Mail wird auch auf die E-Mail-Anschrift zugegriffen.


Die mit dem vorbeschriebenen Vorgang verbundenen personenbezogenen Daten werden gemäß den Vorschriften des schwedischen Rechnungslegungsgesetz mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt.

 Wenn Sie uns besuchen oder über Accounts Sozialer Medien (d.h. Plattformen Dritter wie Facebook und LinkedIn) mit uns kommunizieren, kann Vehco Informationen über Ihr Profil und Ihre Interaktionen mit den Plattformen Dritter von deren Providern erhalten. 

 Registrierte Daten

Wenn Vertreter eines Unternehmens Aufträge oder Mitteilungen versenden, werden die Namen der Kontaktpersonen des Unternehmens, deren Positionen und Abteilungstitel sowie deren Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen am Arbeitsplatz registriert.

Bei Personaleinstellungen registrierte Daten

Wenn, wie oben beispielhaft angegeben, sich jemand um eine freie Stelle bei uns bewirbt oder Vehco spontan eine Bewerbung zusendet, zeichnen wir die uns von dieser Person erteilten Informationen auf. Sensitive personenbezogene Daten wie Angaben über Rassen- oder ethnische Zugehörigkeiten, politische, religiöse oder philosophische Ansichten, Mitgliedschaften in Gewerkschaften und gesundheitsbezogene Daten registrieren wir dabei nicht. Soweit Sie uns derartige Daten zukommen lassen, werden diese grundsätzlich gelöscht.  Wenn keine anderweitigen Vereinbarungen getroffen wurden, behalten wir die Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Abschluss der Rekrutierung.

Zweckdienliche und rechtlich zulässige Verarbeitung personenbezogener Daten

Vehco verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten jederzeit nach Maßgabe des geltenden Rechts; darüber hinaus fordern wir personenbezogene Daten nur ein, wenn es dafür einen Zweck und eine Rechtsgrundlage gibt. Die Verwahrung personenbezogener Daten für einen längeren Zeitraum in Zusammenhang mit Personaleinstellungen erfolgt, weil Einstellungsprozesse oft erneut aufgenommen werden. In diesem Fall ist es für beide Parteien von Vorteil, wenn die Daten auch nach Abschluss der Rekrutierung noch verfügbar sind. Nach Ablauf dieses Zeitraums löscht Vehco sämtliche in Zusammenhang mit der Bewerbung/Rekrutierung erfassten personenbezogenen Daten. Wenn Vehco personenbezogene Daten für einen Zweck verarbeiten möchte, der nach geltendem Recht Ihrer Zustimmung unterliegt, holen wir Ihre vorherige Einwilligung ein.

Aufbewahrung und Lösung personenbezogener Daten

Vehco verwahrt personenbezogene Daten, wenn es für die Erfüllung unserer Verpflichtungen erforderlich ist. Im typischen Fall bedeutet dies, dass wir die Daten für Zwecke wie Marketing, Verkäufe, Einsatz unserer Produkte und Dienstleistungen, Fakturierungen und Erledigungen von Beschwerden behalten. Sofern eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketingzwecke vorliegt, ist diese Zustimmung selbst nach Beendigung des Verhältnisses zwischen uns als Lieferanten und einem Kunden weiterhin bis zu ihrem Widerruf gültig.

Informationen über die Verarbeitung

Ihnen steht das Recht zu, (in Form einer Abschrift) darüber informiert zu werden, welche personenbezogenen Daten Vehco über Sie verarbeitet. Wenn Sie dies wünschen, senden Sie bitte unter Verwendung der nachstehend genannten Anschrift eine schriftliche Anfrage an den Datenschutzbeauftragten von Vehco. Kommen Sie zu dem Ergebnis, dass Informationen über Ihre Person nicht korrekt sind, verpflichtet Vehco sich, derartige Fehler nach Erhalt einer entsprechenden schriftlichen Aufforderung umgehend zu korrigieren.

Es sei darauf verwiesen, dass dieser Service einmal im Jahr kostenlos erbracht wird. Sofern wir häufiger als einmal im Jahr eine Abschrift an Sie versenden sollen, wird Vehco zur Beantwortung eines solchen Anliegen eine Verwaltungsgebühr in Rechnung stellen.

Einschränkungen zur Offenbarung personenbezogener Daten

Vehco kann externe Geschäftspartner (Lieferanten) in Anspruch nehmen, damit diese im Namen von Vehco Aufgaben erfüllen, z.B. IT-Services erbringen oder bei Marketingaufgaben, Analysen oder Statistiken unterstützend tätig werden. Diese Dienstleistungen können es mit sich bringen, dass die Geschäftspartner von Vehco – sowohl in der EU / im EWR als auch außerhalb der EU / des EWR – Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Um den hochgradigen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, müssen Unternehmen, selbst unsere Geschäftspartner, die im Namen von Vehco mit personenbezogenen Daten umgehen, grundsätzlich einen Vertrag mit Vehco unterzeichnen.

Sicherheit

Es besteht immer ein Risiko, dass personenbezogene Daten über das Internet offenbart werden. Kein technisches System ist vor derartigen Eingriffen in vollem Umfang geschützt. Vehco arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten und sonstige Informationen vor unbefugtem Zugriff, Änderungen, Verbreitungen und Untergang zu schützen.

Kontakt

 Vehco AB 

an: Datenschutzbeauftragter

Falkenbergsgatan 3

412 85 Göteborg

T: +46 (0) 31 64 51 00 
dataprivacy@vehco.com

Bitte kennzeichnen Sie den Umschlag oder die Mitteilung mit  „Datenschutzbeauftragter“ (Data Privacy Manager)

Files 
vehco_privacy_policy_de.pdf

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